天津市天津财经大学教育发展基金会档案管理制度


更新时间:2015/12/25 阅读次数:12

第一章  总 则

 

第一条 为规范基金会行政事务管理,加强档案管理标准化、制度化建设,根据国家档案法律法规,结合本会实际,制定本制度。

第二条 档案工作坚持统一管理、分别负责的原则,本会办公室(或秘书处)负责基金会档案的组织管理,各相关部门负责各自业务工作中形成的文件材料的收集、整理、归档,并支持、配合办公室(或秘书处)做好档案管理工作。

第三条 基金会办公室(或秘书处)是本会档案的管理部门,并指定档案管理人员,做好档案资料的立卷、归档、保管、查阅和销毁等具体管理工作,确保档案资料妥善保管、有序存放、方便查阅,严防毁损、散失。

 

第二章  归档范围

 

第四条 凡是反映本会工作活动、具有参考利用和保存价值的各种门类和载体的文件资料,均应及时归档。

第五条 业务主管部门的归档文件材料:

(一)业务主管部门召开的需要贯彻执行的会议主要文件材料;

(二)业务主管部门颁发的本会要执行文件,以及普发的、需要贯彻执行的法规性文件;

(三)领导视察、检查本会工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料;

(四)业务主管部门和有关部门颁发或出具的各种有效证件及凭证。

第六条 登记管理部门的归档文件材料:

(一) 与本基金会有关的决定、条例、规定、批复等文件材料;

(二)其他具有保存价值的文件材料。

第七条 本基金会的归档文件材料:

(一)本会召开理事会、表彰大会的会议文件,以及各种音像材料;

(二)本会各项活动形成的计划、总结、报告、纪要等;

(三)本会颁发的各种正式文件及签发稿、印制稿、重要文件的修改稿等;

(四)本会的请示与上级部门的批复文件;

(五)本会年检、考核、评先材料;

(六)本会统计报表和统计分析资料;

(七)本会成立、合并、更名、启用印章、章程、制度等文件资料;

(八)本会财产、物资、档案等的交接凭证、清册等;

(九)本会的历史沿革、大事记、年鉴,反映本会重要活动事件的剪报、声像材料,荣誉奖励证书,有纪念意义和凭证性的实物和展览影像等文件材料;

(十)本会与有关单位、团体、企事业单位来往的协议书、重要文件及需要执行的法规性文件;

(十一)其他具有保存价值的文件材料。

 

第三章  归档要求

 

第八条 凡属归档范围的文件材料,各相关部门应按规定收集齐全,认真整理,按时向档案室移交。各项业务工作中形成的文件材料的归档率、完整率应达到100%,任何个人不得据为己有或拒绝归档。

第九条 归档的文件材料必须是办理完毕的正式文件材料。各部门应严把文件材料形成关,将不合规范的归档文件材料剔除于形成过程。

第十条 归档的文件材料应当齐全完整,每份文件的印件与定稿、正件与附件、请示与批复等都应齐全,应当按照自然形成、保持历史联系的原则依序排列,印件在前、定稿在后,正件在前、附件在后,批复在前、请示在后,并符合长期保管的质量要求。所有归档文件材料的字迹要清晰、工整,禁止使用圆珠笔、铅笔等不耐久的字迹材料制作文件。

第十一条 归档文件资料必须按规定时间归档,严格归档手续。归档时应拟制移交清单一式二份,交接双方据此查验清点档案,签名交接。

 

第四章  档案的保管、移交、销毁

 

第十二条 档案保管应贯彻“以防为主,防治结合”的原则,配置安全防范设施,加强防火、防盗、防潮、防霉、防尘、防虫、防光、防高温等工作,保证档案的完好与安全。要定期检查档案保管情况,发现问题及时处理。非档案管理人员不得随意进入档案室,室内要保持整洁,严禁吸烟。

第十三条 档案人员变动工作时,必须办理交接手续,严格核实交接的档案。

第十四条 档案不得借出、不得携带出境。如有特殊需要,档案经理事长或秘书长批准,可以提供查阅、摘抄、复印,并办理登记手续。查阅、摘抄、复印档案须由本会档案管理人员陪同。查阅档案时,严禁在档案上作涂改、圈划、抽换、批注、污损和折皱。发现上述情况应追究当事人责任。

第十五条 档案移交、销毁必须认真履行移交、销毁手续。移交、销毁档案由理事长审批,秘书长监交、监销。

 

第五章  附 则

 

第十六条 本制度由理事会负责解释,自理事会批准之日起施行。