天津市天津财经大学教育发展基金会档案管理制度


来源:审核:朱国华 汪静媛 杨波 更新时间:2022/11/29 阅读次数:387

档案管理制度

 

第一章  总  则

第一条  为加强本基金会档案管理,促进档案管理规范化、标准化,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》(国家档案局第1号令),参照《民政部、国家档案局关于印发<社会组织登记档案管理办法>的通知》(民发〔2010〕101号)等规定和本基金会章程,结合实际,制定本制度。

第二条  档案工作坚持统一管理、分工负责的原则,本基金会办公室 负责基金会档案的统一管理,各相关部门负责各自业务工作中形成的文件材料的收集、整理、归档,并支持、配合做好档案管理工作。

第三条  档案管理部门应指定档案管理人员负责接收档案资料,并做好档案资料的立卷、归档、保管、查阅和销毁等具体管理工作,确保档案资料妥善保管、有序存放、方便查阅。

 

第二章  归档范围

第四条  归档范围按照有关规定执行。凡是反映本基金会工作活动、具有参考利用和保存价值的各种门类和载体的文件资料,均应及时归档。

 

第三章  归档要求

第五条  凡属归档范围的文件材料,应按规定收集齐全,认真整理,按时向档案管理人员移交。各项业务工作中形成的文件材料的归档率、完整率应达到100%,任何个人不得据为己有或拒绝归档。

第六条  归档的文件材料必须是办理完毕的正式文件材料。有关人员要严格把关,不得将不合规范的文件材料归档。

第七条  归档的文件材料应当齐全完整,以“件”为单位进行整理。一般以一份文件为一件,正文与附件为一件,传真件应当复印并与原件为一件,请示与批复各为一件,一次上报的多份表格,每份表格可为一件。

第八条  归档文件应按照自然形成、保持历史联系的原则依序排列,印件在前、定稿在后,正件在前、附件在后,批复在前、请示在后,并符合长期保管的质量要求。

第九条  建立电子档案,有电子版的归档文件,一律与纸质文件同步存档,并做好电子档案的备份存储工作。

第十条  归档文件资料必须按规定时间归档,严格归档手续。归档时应拟制移交清单一式二份,交接双方据此查验清点档案,签名交接。

第十一条  应当建立档案名录等检索工具。

 

第四章  档案的保管、移交、销毁

第十二条  档案保管应配置安全防范设施,加强防火、防盗、防潮、防尘、防虫等工作,保证档案的完好与安全。定期检查档案保管情况,发现问题及时处理。

第十三条  档案不得借出,如有特殊需要,经秘书长和理事长批准,由本会档案管理人员陪同并办理登记手续,可以提供查阅、摘抄、复印。查阅档案时,严禁在档案上作涂改、圈划、抽换、批注、污损。发现上述情况应追究当事人责任。

第十四条  档案移交、销毁按有关法律规定执行。

 

第五章  附  则

第十五条  本制度未尽事宜或与有关规定不一致的,按有关规定执行。

第十六条  本制度由理事会负责解释。

第十七条  本制度自2019年5月11日理事会审议通过后执行。